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业务流程优化的关键成功要素之钟洪涛观点

  改进和优化业务流程能够最有力的支持企业的变革管理以及公司的扩张和业务的发展。作为企业的管理者需要考虑好企业业务流程优化的关键成功要素,如企业目前的业务流程现状是适合流程优化还是重整?在流程优化和重整的过程中,需要考虑哪些方面的问题,需要有怎样的人力、物力的投入,需要做好怎样的准备工作?同样的问题,畅享网从流程管理专家得到了以下观点。

  畅享网:您认为在企业的变革管理以及公司的扩张和业务的发展过程中会遇到哪些问题?

  钟洪涛:企业无论是因为业务扩张而主动推行的组织变革,或是因为竞争需要而被动地进行运营改变,其最终的支撑还是需要通过人去执行。在执行过程中就会遇到很多问题。

  首先,是如何执行的问题。有了目标,有了人员,但是采取什么样的步骤才能实现企业这种变革的目标?如何引导、规范和固化企业的业务运营环节和员工工作行为?

  其次,则是执行效率问题。组织的变革,往往需要员工大量地重复一系列的工作步骤,而如何在这些步骤中去寻找影响效能的瓶颈、去优化执行的效率?

  由此可以看到,如何执行,以及如何提升执行效率,是大多数企业在变革过程中会遇到的问题。

  畅享网:在您看来,改进和优化业务流程可以给企业带来哪些实实在在的好处?

  钟洪涛:改进和优化业务流程,最重要的作用,就是可以在实现企业目标的正确道路上,引导、规范并且最终固化企业的业务运营环节和员工工作行为;另外,可以通过对流程的每一个步骤进行性能和效率分析,及时修正和改进执行的效率,通过流程快速固化这种业务环节的精细化提升,沉淀企业的管理智慧,这是企业从优秀迈向卓越的不二法门。

  畅享网:您认为决定企业业务流程优化成功的关键要素有哪些?

  钟洪涛:流程优化成功的关键要素,有两个要素要特别注意:

  首先是要定期评估流程执行的结果和企业期望目标的差异。如果流程执行成果一旦和企业目标有较大差异或者背道而驰,那么,流程效率越高,那么企业就会错得越多,错得越快。因此,这个因素直接影响或决定着流程是否进行优化甚至重新设计,确保流程的执行符合企业的期望,这是流程生命周期延续的根本依据。

  其次则需要定期对流程的效率进行评估。流程优化后,员工对于某些改变的流程步骤有一个从适应到熟悉的过程,甚至有些流程步骤在优化过程中没有得到优化,反而起到相反的效果,这些都要求我们定期地对流程的效率进行检查、评估,及时发现流程的阻碍环节,消除影响流程效率甚至是阻碍流程运行的节点,实现流程的优化目标。

  畅享网:根据企业目前的业务流程现状,您认为什么类型的企业可以进行流程优化?什么类型的企业需要重整?

  钟洪涛:从当前来看,国内大多数的成长型的中小企业,由于所处的经营环境剧烈变化,管理流程缺乏固定性,具体表现就是:管理不规范,随意性强,人治色彩浓厚。因此,对于这些企业,就需要去建立、去规范并逐步优化这些流程。

  对于已经处于成熟期的企业,随着行业竞争剧烈,企业原本利润率逐步下降,费用超标,核心竞争力下降,这些企业就需要对流程进行重构。比如,某国内500强企业,在内部审计时发现各种费用经常超标,而该的直接后果是严重影响到企业的利润,这个情况引起了高层的重视,因此在战略会议上就提出来要实现企业内部的全面预算管理。然而,面临下属30余家分公司和100余个办事处的组织架构,要想实现全面预算管理的战略可谓是难入登天。通过流程管理团队的深入调研和分析,最后选择了最常用的业务费用和差旅费用报销作为突破口,重点对目前的业务费用和差旅费用报销电子流程进行改造,加入预算的申请、管控和审批。最终,快速实现了基于流程的预算管理的推广和落地。

  畅享网:作为BPM领域的资深人士,您认为一个可以提升企业业务敏捷性的BPM产品应该具备哪些特征?

  钟洪涛:一个可以提升企业业务敏捷性的BPM产品应该基于流程管理全生命周期进行设计。流程的全生命周期主要包含了流程的建模、设计、发布与优化等几个阶段。不同的流程管理软件,在实现流程生命周期的不同阶段有着不同的优势。比如,有些流程管理软件可能在设计环节会更有优势,开发速度快,设计灵活;而有些流程管理软件则可能在优化阶段更有优势,可以快速实现流程的效率统计和运营分析等;有些解决方案和产品甚至还可以直接和SAP等专业ERP厂商做跨系统的流程整合。

  企业在选择这些产品和服务的时候,应该根据企业的采购预算、流程管理工作重点、未来信息化应用、技术路线等进行选择,选择出真正可以支撑企业信息化应用和发展的流程管理软件。

  畅享网:在流程优化和重整的过程中,企业需要考虑哪些方面的问题,需要提前做好哪些准备,请给他们一些建议。

  钟洪涛:流程优化和重整的根本目的,其突出的一个作用就是能够实现企业的战略执行与落地。要做好流程优化和重整,企业就需要做好流程项目实施的四个核心工作:流程梳理、流程优化、流程再造以及流程体系建设。比如,对于一个刚开始进行流程管理的企业,比较妥当的选择应该首先确定流程体系建设的重点,然后对该体系下进行流程梳理和流程优化工作,当流程设计完成并运营一段时间之后,应该对流程的效率进行统计和分析,在发现流程效率存在阻碍后,则可以考虑流程优化甚至流程再造的工作。

  当然,流程管理的这四个核心工作是相辅相承、螺旋提升的,企业需要根据自己的现状确定流程管理的核心重点工作。

  畅享网:您是如何定义无效流程的?怎样减少无效流程从而帮助企业实现业务价值最大化?

  钟洪涛:偏离企业流程目标较大的,难以支撑企业战略意图或运营环节的流程,都可以称之为无效流程。

  目前来看,大多数中国企业已经意识到了流程管理的重要性并在努力实践,中国企业的流程管理应用正处于快速发展阶段,企业正在建立和完善流程管理体系,流程管理在企业也得到了局部使用。在这个阶段,企业在实际应用过程中往往会发现难以达成流程管理的运营目标,企业的运营并没有因为施行流程管理而得到快速改善。

  因此,这些企业需要定期对流程的效率进行评估和分析,对于偏离企业目标较大的流程,就应该基于战略视角对流程进行优化甚至重构,真正发挥出流程的价值。

  畅享网:流程E化的终极目标是流程优化,再造新的业务流程。您认为流程E化做到什么程度才真正可以为企业业务发展带来本质上的改进?

  钟洪涛:流程按照处理事务的对象不同,可分为管理流程与业务流程。两者实质上都是流程,只是流程的应用领域存在着差异。管理流程可能更偏重于企业的基础及辅助性的管理领域,如人力资源管理,办公行政管理等。

  而业务流程则偏重于企业的业务过程领域,如采购流程、生产制造流程、研发创新流程等。相对而言,管理流程的设计和实施更容易,而业务流程的设计和实施则较为复杂,从短期的实施效果来看,业务流程对企业的运作则有着较大的影响。

  对于企业而言,不同性质流程的重要性则会随着企业的发展阶段而变化。简单说来,在企业快速发展期,通过对业务流程的设计和优化更能对企业的运营效率、生存与发展带来更为显著的效益,例如华为公司在业务快速发展期实施的IPD集成研发设计流程;但是,如果在企业成熟期,比如企业面临着组织规模膨胀及失控的风险,那么对管理流程的设计和优化则显得更为迫切,例如最近我们给一个大型地产集团实施的基于战略的HR体系的优化与设计,有效控制了企业组织规模的过快膨胀与扩张。

  所以说,企业应该根据自身的发展阶段确定不同的流程实施领域,以给企业带来实质性的关键帮助。

  畅享网:企业往往在做流程优化项目时,不少员工对流程管理缺乏必要的认识,使得他们存在对流程优化存在消极心态,那么如何更好地调动员工的积极性呢?

  钟洪涛:在现实的很多企业案例中,流程管理推进之所以难以取得预期效果的原因主要基于三个方面。

  首先是文化层面的因素;由于流程管理需要企业员工改变以往的运营习惯,甚至可能需要调整和优化部分企业业务运营模式,因此如果企业内部没有建立行之有效的流程运营文化,那么这种流程管理的变革和推行往往会迷失于达成目标的途中。

  其次是管理层面的因素;很多企业在实践流程管理时,并没有对原有流程体系进行调整和优化,而是执着于“先固化,再优化”的理念,因此大多数的流程仅仅只是实现了从纸质到电子化的迁移,并无益于企业运营效率的提升。

  最后是技术层面的因素;流程管理是随着现代信息技术的不断发展而发展,虽然当前流程管理软件技术已经比较成熟,但是目前市场上的流程管理软件产品依然良莠不齐,有些流程管理软件灵活性极差,难以适应企业组织架构的调整,而有些流程管理软件则无法实现对流程效率的统计和优化,因此,一些技术较为落后的流程管理软件也往往成为阻碍企业运营目标达成的一个重要障碍。

  畅享网:请您对2010年的BPM做一个回顾并展望2011年BPM的发展。

  钟洪涛:从2010年业界的发展趋势来看,通过流程管理实现战略的执行和落地已经逐步成为主流共识,当前很多企业也正在基于战略视角对流程进行调整、优化甚至重构。

  从未来来看,流程管理的应用已经真正开始和企业的运营密切相关、骨肉相连,流程管理将深入持续的优化企业的关键业务流程,为企业的战略选择提供重有的经营分析参考,最终流程的运营将直接影响着企业核心竞争能力的高低。

  可以说,可以预期,随着全球化竞争的不断加剧,流程管理做为管理创新的一门新兴力量必将给中国企业的快速发展插上腾飞的翅膀。

  专家介绍

  管理学硕士。多年来致力于企业管理和信息化领域的咨询和实践工作,在企业中担任技术和营销相关的多个中高级职位。曾在四川移动、大唐电信、川投集团、青岛啤酒、乐山-菲尼克斯、中铁二院、中石油及攀钢集团等多家大型企业的项目中担任专家顾问与项目经理等重要角色。特长领域:IT规划与实施、企业信息门户、项目管理、知识管理及流程管理。

  专栏链接

  http://portal.vsharing.com/column/263.html


签名档
| 发表时间:2010/12/8 16:57:50 | 浏览数:2064 | 回复数:0 | 日志数:0
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专家:钟洪涛
职称:流程管理专家
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