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[原创]为知笔记蕴含的管理思想

现代的管理学最广为接受的“管理”的职能有七点,分别是决策、计划、组织、人员配备、指导&领导、控制和创新。下面我们来看看为知笔记这个软件中蕴含着哪些管理方法,并在软件中落地,管理团队业务。
 

 
1,决策
决策是组织或个人为了实现某个目的而对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或者调整过程。简单地说决策就是定夺、决断和选择。决策是计划的核心问题只有对计划目标和实施方法等要素进行科学的决策,才能制定出科学合理的计划。一般认为决策是管理工作的本质。
团队各项方案集中呈现
团队是业务工作的基石,团队的决策来源于各个行动方案的行程及执行过程中的不断反馈。为知笔记可以将各个方案快速汇总,并能呈现在相关团队成员的眼前,以形成最优方案。在组织决策的时候有可供选择的方案。对于决策的讨论过程,也可以在团队成员之间传递,并能够快速的达成共识。
需要明确的是,为知笔记本身并不提供决策的方法,而是辅助决策的展现工具。
 
2, 计划
计划就是确定组织业务或者项目发展目标以及实现目标的方式。
工作清单
为知笔记中采用了《清单革命》中的方法,将工作计划可视化、简单化、明晰化并责任到人。使用工作清单功能方便的让团队的领导人就工作计划进行制定并分解到人,明确工作时间后,通过快速发布,使得每个人都能清晰明了的掌握自己的工作内容,工作质量要求及截至时间。在员工完成自己的所属事项后。需要进行汇报,汇报方式缺少一个明确的途径,电子邮件、QQ、微信、口头当面汇报,领导会比较容易遗忘。员工将已经完成的工作事项在清单中打钩,代表自己已经完成该工作项。团队负责人可以就此核实并检查对应的工作成果。每个成员的工作项完成后,全部工作的完成也即达成。
工作模板
团队经过数年的运营已经积累了大量的管理方法,这些方法以WORD、EXCEL、PPT的形式表达出来。团队管理者可以将这些方法提炼成模板,让下属员工按照已经指定好的模板的内容进行工作计划和汇报,员工不用再思考和独创方法,这样也就保证了计划在开始的时候不会出现思路性上的偏差。
 
3, 组织
团队服从计划,并反映着组织计划完成目标的方式。
组织效率提升方法
通常团队成员要服从计划,需要开会进行灌输,而冗长的会议让团队成员苦不堪言。日本太阳公司为提高开会效率,实行开会成本分析制度。每次开会时,总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的计算公式是:会议成本=每小时平均工资的3倍*2*开会人数*会议时间(小时)公式中平均工资之所以乘3,是因为劳动产值高于平均工资;乘2是因为参加会议要中断日常工作,损失要以2倍来计算。因此,参加会议的人越多,成本越高。因此在开会之前有一个清晰的计划显得非常重要。
为知笔记通过在群组内共享会议材料,并通过消息提醒的方式及时提醒参会人要做好会前的准备工作,该讨论的会前讨论完毕,并能够在会前达成一致意见。将会议由研讨会变为思想统一会和定执行的方案会。从而大幅提升会议效率,节省会议时间。
多端协作
团队中的员工都非常忙碌,团队负责人布置一项工作后,大家可能分布在不同的办公场所,处于不同的办公环境,这个时候要每个人快速提供工作成果在以往非常困难。现在用为知笔记的电脑客户端,手机平板端乃至网络WEB端,大家能快速的就一个任务达成工作协同,最终汇总成负责人需要的工作成果,团队工作效率得以大幅提升。
 
4,人员管理
对各种人员进行恰当而有效的选择、培训、以及考评,其目的是为了配备合适的人员去充实组织机构规定的各项职务,以保证组织活动的正常进行,进而实现组织既定目标。人员配备与管理的其他四个职能——计划、组织、指导与领导、以及控制,都有着密切的关系,直接影响到组织目标能否实现。
人才选拔
团队在选拔合适人员的时候,需要找到行家里手、配合程度高、积极活跃的人。通过观察在为知笔记中的提案、对他人工作记录的评论可以看出一个人员的积极性、主动性、专业性和学习力。减少选择、培训考评的时间。在各级领导选人的过程中也有评价的依据,不至于让金子发不了光,让不适合的人耽搁太多的时间。
自主学习与培训
著名的70-20-10学习模型指出,10%的工作知识学习是工作会议或者培训课堂上学习,20%的知识是在团队领导和同事的传帮带后学到的,70%的知识是边干边学。这个时候就需要员工在碰到问题的时候,快速的明确问题、分析问题并找到问题的答案。为知笔记在找答案的时候能够通过信息的采集、汇总,利用已有个人知识库和互联网上的资源帮助员工快速的定位问题、并找到类似问题的答案。当然分析问题需要员工通过自己的大脑来进行加工和判断。
自下而上的人员管理
传统的管理软件部署方法都是从上到下的推动,在强力的执行公司的管理意志。不过从OA、ERP、CRM等软件的使用情况来看,员工不喜欢用,使用偏低是现在管理软件遇到的窘境,团队的成员三天的热劲,推广期过了以后,该是啥样还是啥样,并没有太多的转变。究其原因就是,这类软件是“管”员工的软件,对其成长没有太大的帮助,仅仅是例行公事罢了。
而为之笔记的做法是将员工看做成知识型员工,从工作所需要的技能和知识角度出发,帮助一线员工在知识的“找存用”上提供支持,切实在帮助个人做积累,促成长,更能帮助员工在工作过程中进行展现,还能树立个人的江湖地位,整个过程符合员工的自身利益需要。简单的说就是对个人有好处以后,然后再考量对团队的帮助。这个思路将员工当做真正的知识型员工看待,而非当做流水线上的工人,非得将制度和流程制定的完备,执行的不出现丝毫偏差才能将最终目标达成。
 
5,指导与领导
对组织内每名成员和全体成员的行为进行引导和施加影响的活动过程,其目的在于使个体和群体能够自觉自愿而有信心地为实现组织既定目标而努力。指导与领导所涉及的是主管人员与下属之间的相互关系。指导与领导是一种行为活动,已形成了专门的领导科学,成为管理科学的一个新分支。
“导”而不“领”
作为团队和组织的负责人可以在笔记的评论中就一线业务出现的问题给予及时的分析和指导,对于好的想法给予积极的鼓励,并可以进行必要的引领,同时还能给团队成员更多的资源支持。这样的激励比发奖金更能激发员工的主动性和积极性。
适时的分享
把企业已经经过实践的,好的管理方法快速传递给每一个员工,并让他们参与其中。这些员工也可以把自己的思考,优秀的外部资料向同事们、客户们快速的分享,降低分享的门槛。
合适的指导
团队内的业务专家技术能手在看到同事们的工作成果后,也可以在同事们的提案中进行鼓励和指导。这样的指导更贴近于解决实际问题,同事们会比较受用。
 
6,控制
按既定目标和标准对组织的活动进行监督、检查,发现偏差,采取纠正措施,使工作能按原定计划进行,或适当调整计划以达预期目的。控制工作是一个延续不断的、反复发生的过程,其目的在于保证组织实际的活动及其成果同预期目标相一致。
团队领导控制一线,及时防止跑偏。
通过一线员工在笔记中的工作汇报,团队领导可以随时了解一线的工作情况,为工作的执行落地提供坚实的依据。同时中层汇报的失真也会大幅降低。
消除部门墙,数据、信息、知识资源快速共享
经过简单的设置,具有相同工作职责的同事整合在同在一个群组内,这个群组内的信息完全共享,同事之间可以快速的掌握其他同事工作的最新动态,你追我赶的工作,创造出一个良性竞争,互帮互助的工作文化。为同部门内部、矩阵组织、虚拟组织、非正式组织创造一个良好的沟通环境。消除职场层级、学历背景、工作经验等人为因素,一般职员也可以成为某一个领域的专家,指导他人进行工作。
便捷的搜索,快速定位团队已有的知识资源
在进行一项新的工作之前,最好先看看有没有同事做过类似的事情。用为知的搜索功能,可以将自己和团队的既往笔记搜索一遍。以节约“再创新”的时间。
 
7,创新
随着科学技术的发展,社会经济活动空前活跃,市场需求瞬息万变,社会关系日益复杂,使得每一位管理者时刻都会遇到新情况新问题。迫切的变化要求创新。创新在管理循环中处于轴心地位。创新有三个点:
知识积累和传承
据研究,现在企业里的大部分工作是没有在前人的积累上直接开始工作的,大量的时间员工无所是从的环境下开展工作的,实际上企业已经有人做过类似的事情。将这些工作的过程积累下来是管理者要注意的重要工作步骤。让新上手的员工能够接触到历史行为并能模仿以前老同事干的工作过程再做一遍即可。为知笔记相当于一个大的团队知识库,在开始工作前先了解下前辈们都做了什么,对项目的开展大有裨益。团队的负责人可以将员工加入到群组中,让他们快速了解这个团队以前都做过什么,以减轻培训的压力。
不重复制造轮子
现在团队中的员工经常犯的一个错误就是重新把工作又做一遍,自己觉得对自己来说是个创新的工作,费了很大的气力,而实际上前辈们已经做的很漂亮。利用搜索功能,快速的找到团队内前人的做法,能有效避免类似情况的出现。
真正的业务创新
在拥有了团队的历史沉淀下来的知识库以后,再结合新的技术、市场、产品、外围竞争环境等要素去创新,才是真正的业务创新。

原创 刘晓攀 转载请注明
签名档
| 发表时间:2014/8/1 15:21:05 | 浏览数:2503 | 回复数:0
等级:助理
行业:顾问/咨询/会计/招聘服务
职能部门:高级咨询顾问
城市:北京
金币:2623
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