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协同OA要实施流程管理需先行


2011/7/18 10:05:46

  流程管理通常会是在企业管理流程复杂或者实施大型ERP软件之前做梳理,然而企业忽视一个问题:协同OA软件在实施过程中流程管理的优化、改进以及确定,同样对整个软件实施和推进起到不可或缺的作用。国内知名管理咨询公司AMT咨询的流程管理专家针对企业实施协同OA前的流程管理梳理提出以下建议:

  1、企业上协同OA时需要对业务和管理进行流程的梳理

  目前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的,基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等,实现了日常工作方方面面的管理。但是,AMT源天软件流程管理专家认为,一个高效的协同OA系统远没有这样简单,在实施协同OA系统时,很多企业常犯的一个问题是把企业现有未经梳理和优化的流程直接照搬到新上的办公自动化系统里,未经梳理和优化的流程在新系统里运作相当于新瓶装老酒,现实的可操作性不强。

  2、企业实施OA时流程管理是打破部门壁垒营造协同推进的助力

  企业流程管理的意义就在于它能够为企业管理和运营提供标准规范的操作模式。对于企业管理层来说,有了流程就可在企业内部建立规范统一的运作模式,对于企业普通员工来说,有了流程,就有了可以遵循的规范和学习范例。可以说,流程是对企业内部最佳运营的规范和固化。企业的协同OA流程只有经过企业内部各个部门的充分沟通和推进才可谓整个企业所遵循的规范,才具有在协同OA上的现实操作意义。

  3、协同OA软件通过流程和管理真正结合起来发挥最大效能。

  企业要运作一个高效的办公自动化系统,就必须对协同OA流程进行全面梳理,纠正企业流程管理的问题点,采取适合企业实际情况的最佳做法,在整个企业内部建立一个动态、规范、平滑高效的企业流程管理体系,并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作,以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转,并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新,只有如此才能使协同OA流程和管理真正结合起来在协同OA系统发挥真正的效果。

  从上面的3点可看出,协同OA流程管理的优化、改进对于办公自动化系统的实施具有重要的方向性作用。

  那么对于企业用户来说,如何优化、改进原来的办公自动化(OA系统)流程?并保障从原有OA流程顺利过渡到改进后的协同OA流程?

  AMT咨询的流程管理专家认为,掌握适当的优化、改进流程的方法,保证从原有O A流程顺利过渡到改进后的协同OA流程要注意多种方法,适当选择,配套改革和配套检查并用。

  1、多种方法,适当选择。流程改进和优化的方法很多,关键是要选择适合企业自身实际情况的方法。 流程的问题常来自两个方面,一个来自顾客的期望,一个来自于内部人员满意度。这两个部分所形成的问题,便需要一定的方法加以解决。有时,企业流程梳理和优化往往带有企业自身的特色,在实际中比较常用的方法是利用标竿进行比较以及针对流程进行分析进而提出改进和优化的建议,这两种方法经常结合使用。

  2、要注意开展流程的配套改革。 流程的梳理、改进和优化是一项非常复杂的系统工程,可以发现对许多流程的改动,都会引起对企业管理其他方面的再次审视,企业必须在组织架构、人力资源、企业策略等方面进行相关的改动以配合流程的变化。树立变革的紧迫感、建立变革的指导团队、明确变革的愿景、对愿景进行充分沟通、变革的充分授权、明确变革的短期成效、抓住变革的关键时机不放松、有效巩固变革的成果。

  3、更要注意流程的配套检查。企业在发展,流程也在不断的变化和发展,流程的改进和优化是一个持续的过程,因此需要一系列的配套检查措施以保证流程持续有效的改进和优化。而且,为了保证从原有的流程顺利过渡到改进后的流程,企业内部还要建立健全的企业流程管理体系,同时,还要开展相关的企业流程管理培训和有效的激励措施,在整个企业内部形成流程的文化。

  流程改进和优化过程中注意多种方法,适当选择,配套改革和配套检查并用,可充分保证从原有OA流程顺利过渡到改进后的协同OA流程。

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